av prosessleder Kjersti Almåsvold
«Jeg ønsker å skape en «vi-følelse» i selskapet. Vi har hatt en sterk og god økonomisk utvikling de siste årene. Selskapet er preget av vekstsmerter og vi har noen store utfordringer foran oss. 2022 kan bli et krevende år og det er nødvendig at alle trekker sammen mot felles mål».
Dette var bestillingen fra bedriftens leder til organisasjonsutvikler og psykodramaterapeut, Kjersti Almåsvold. Selskapet hadde planlagt et seminar for alle ansatte (35 personer i to dager).
Om oppdragsgiver/bakgrunn for oppdraget
Selskapet inngår i et internasjonalt konsern. Kjersti leverte konsulentoppdrag initiert av morselskapet noen år tidligere, for å bedre kundetilfredsheten i konsernet. Selskapet hadde nå ny leder og ca 50% av medarbeiderne var ansatt etter forrige samling. Noen hadde blitt overført fra et søsterselskap. Mange jobbet som service-teknikere. De reiste direkte fra eget hjem ut til kundene. Selskapet hadde ikke hatt fysiske møter siden pandemien startet og mange av de ansatte hadde derfor aldri møtt hverandre. De ansatte bor svært spredt geografisk.
Gjennomføring av seminaret
Følgende mål for seminaret ble avtalt og presentert for deltagerne:
- Bli bedre kjent
- Hvor er vi, hvor går vi, hva behøver vi for å lykkes? (utfordringer, muligheter)
- Utarbeide mål og plan for 2022
- For selskapet
- For alle ansatte (individuelle planer)
Oppvarming – hva og hvorfor.
På samme måte som oppvarming er viktig for en treningsøkt, er oppvarming viktig for god ledelse og godt samarbeid. Arbeid basert på psykodrama-metodikk og filosofi starter alltid med oppvarming, uavhengig av om det er terapi, organisasjonsutvikling eller pedagogikk. Oppvarmingsøvelser og – aktiviteter forbereder lederen på oppgaven og samarbeidet med gruppen. I tillegg er oppvarming avgjørende for å skape grunnlag for gode relasjoner og gode dialoger mellom deltagerne i gruppen.
Presentasjonsrunde av deltagere er en tradisjonell og vanlig start på møter i foreninger og bedrifter. Psykodrama-basert organisasjonsarbeid tilpasser oppvarmingsaktivitetene, slik at deltagerne gradvis blir bedre kjent med hverandre og forberedes til oppgaver som skal utføres. Mental tilstedeværelse, opplevelsen av trygghet og tillit er helt avgjørende for kreative prosesser, læring og konstruktive samtaler.
Oppvarmings-aktivitetene må alltid tilpasses den aktuelle gruppen. Hvem kjenner hverandre, hvem har deltatt på noe lignede før, hva er trygghetsnivået i gruppen, alder, livssituasjon etc? Er det noen spesielle utfordringer eller hendelser det er nødvendig å ta hensyn til?
For denne gruppen visste Kjersti at noen av de ansatte hadde jobbet tett sammen med en kollega som døde av sykdom litt tilbake i tid. Noen av deltagerne ville komme litt senere, og samme dag fikk hun beskjed om at noen meldte forfall på grunn av sykdom. Dette er hendelser som må ivaretas for å sikre at alle føler seg inkludert, er mentalt til stede og kan bidra med sine ressurser.
Oppvarmings-aktiviteter skal planlegges, men må justeres avhengig av respons og energi-nivået i gruppen.
Kjersti valgte å benytte en kombinasjon av spektogram, samtaler to og to, deretter i grupper på fire/fem for å bli kjent og uttrykke forventninger til seminaret. Forventningene ble nedskrevet og hengt opp på veggen.
Personer som kom senere fant sin plass i sirkelen, ble ønsket velkommen og introdusert på en måte som passet inn i programmet og uten at de øvrige opplevde at det ble mye gjentagelser.
Programmet ble gjennomført med en kombinasjon av korte foredrag, gruppearbeid, presentasjon fra gruppene og dialog i plenum, hvor ca 50% av innholdet handlet om forretningsmessige forhold som marked, kunder, produkter, økonomi og ca 50% om mellommenneskelige forhold.
I psykodrama-basert arbeid er det viktig å ha fokus både på den enkelte deltager og gruppen som helhet. Alle må ivaretas på en måte som gjør at de blir respektert for den de er og får mulighet til å delta med de egenskaper og de ressurser den enkelte har. Leder av gruppen må følge med på energien i gruppa og hvordan gruppedeltagerne virker på hverandre. For å skape refleksjon og utvikling, kan det være riktig å utfordre noen eller alle deltagerne, men aldri på en måte som skaper utenforskap eller konflikter. Grupper som er trygge på hverandre tåler diskusjoner, uenighet og at de har ulike behov. God gruppeledelse handler om å ivareta alle deltagerne, håndtere situasjoner som oppstår, også de som ikke nødvendigvis er like synlige, samt sørge for framdrift i samsvar med det gruppen er klar for. Hvis det finnes motstand gruppen, selv om den er kun hos en person i en stor gruppe, kan det være en hindring for et godt resultat.
Måling/vurdering av fremdrift
En stor utfordring i organisatorisk arbeid, er ofte evnen til å utforme konkrete mål og ønsker. Dette kan gjøre det krevende å vurdere om mål og ønsker er oppnådd. Spektogram er et verktøy som gjør det mulig å måle opplevelser effektivt og tydelig. For å avklare om seminarets innhold beveget seg i en positiv retning når det gjaldt deltagernes forventninger, ble de bedt om å stille seg på en rett linje, hvor 1 «langt unna å innfri forventninger» og 10 «forventninger innfridd». Alle deltagerne plasserte seg godt over midten og ga uttrykk for at de var svært fornøyde så langt. Det var derfor ikke nødvendig å forta noen justeringer i det fastlagte programmet.
Avslutning
I psykodram-arbeid vektlegger vi også avslutning av arbeidet. Dette er viktig både når det er korte møter og seminarer. Deltagerne inviteres alltid til å uttrykke synspunkter. Øvelsen eller spørsmålene tilpasses tid til disposisjon og gruppens størrelse. I denne situasjonen med en forholdsvis stor gruppe, ble deltagerne bedt om å uttrykke med ett, to ord eller en setning, hva de tok med seg fra seminaret. Også i en avsluttende fase, kan det være riktig å gi noen mulighet til å bruke litt mer tid enn andre. Selskapets leder skal avslutte og dele sin personlige oppfatning, fra sitt ståsted, ikke uttale seg på vegne av andre.
Hva er et godt psykodramabasert organisatorisk arbeid?
Et godt psykodramabasert gruppearbeid ivaretar alle deltagerne, uavhengig av rolle, ressurser og særegenheter. Lederne har en tydelig rolle, avklart seg imellom og overfor gruppen, har god dialog og avklaring underveis, har avtalt hvordan de skal håndtere situasjoner som oppstår, har stor grad av fleksibilitet og evner å justere programmet når det er hensiktsmessig for framdriften. Gruppens deltagere representer ressurser og møtes med respekt uansett hvilken rolle de tar i gruppen.
Hva ble resultatet?
Gjennom måling underveis og i closure (avsluttende runde) ga deltagerne uttrykk for at forventningene til seminaret var innfridd. Alle ansatte lagde utkast til invividuell plan med ønsker/behov (herunder kompetanseheving) for å bidra til selkskapets plan og mål. De bestemte selv frist for innsending til øverste leder. Det ble avklart at oppfølging av planenen ville bli gjort av nærmeste leder. Det ble noen flere punkter i planen enn det øverste leder ideelt ønsket. Alle ansatte ble invitert til å markere sine 5 prioriteringer. Gruppen reflekterte over resultatet i fellesskap og ble enige om at selskapets ledelse, som hadde det totale perspektivet og øverste ansvaret, ville ferdigstille den endelige planen med prioriteringer sammen med budsjettet og sende planen ut til alle ansatte. Frist for tilbakemelding på individuelle planer og plan for selskapet ble avklart før avslutning.
Om Kjersti Almåsvold
Kjersti har arbeidet i ulike bransjer og med varierte arbeidsoppgaver. I tillegg til 8 års utdanning som psykodramaterapeut, som omfatter gruppeledelse, organisasjonsutvikling, pedagogikk og coaching/veiledning, har Kjersti erfaring fra salg og markedsføring, økonomi, teknologi, ledelse og logistikk.
Kjersti vektlegger det menneskelige aspektet i arbeidet og ser alltid etter ressurser og muligheter når hun jobber med problemstillinger og prosesser for å oppnå organisasjonens mål.
Kjersti har utført oppdraget i henhold til avtale med konsulentselskapet https://www.lvdu.nl/en.
OM LVDU
Leertouwer van Dijc & U er lokalisert i Nederland og utfører konsulentoppdrag digitalt og fysisk i store deler av Europa. Kjersti har levert konsulenttjenester for selskapet i Norge, Sverige og Danmark.
LVDU sin visjon er i overensstemmelse med filosofien og verdifundamentet psykodrama-metodikken er bygget på: We work towards creating an environment where burdens are lifted and people feel more open and capable of handling (heavy) issues. We stimulate people to focus on their own strengths and talents. We challenge them to see themselves, their colleagues, the work and their customers from a different, often more attractive, perspective. We are convinced that by focusing on the possibilities, people feel empowered, become more autonomous and can work more effectively.
#organisasjonsutvikling
#teambuilding
#prosessledelse
#strategiarbeid
#forretningsplaner
#medarbeiderplaner
#HR